Hva er arkivverdig?
Gjennom Riksarkivarens forskrift er vi pålagt å bevare spesifikke kategorier av dokumentasjon.
Dokumentasjon er arkivverdig hvis du svarer ja på ett eller flere av disse spørsmålene:
• Er dokumentet ledd i et internt prosjekt eller utredning?
• Inneholder dokumentet informasjon som kan gjenbrukes?
• Er dokumentet viktig for å forstå beslutningsgrunnlaget eller vedtaket i en sak?
• Er dokumentet sendt oss for at vi skal fatte vedtak eller beslutning i en sak?
• Inneholder dokumentet avklaringer rundt en problemstilling?
• Ivaretar det rettsikkerheten for ansatte?
• Kan dokumentet være av interesse for publikum eller offentligheten?
Eksempler på arkivverdig dokumentasjon (listen er ikke fullstendig):
• Tilsettingssaker
• Beslutninger
• Dokumenter vedrørende den enkeltes ansettelsesforhold (personalmapper)
• Dokumentering av organisering og organisasjonsutvikling
• Egenproduserte trykksaker
• Eiendomsforvaltning, eks. ervervelse og avhending av eiendom, planlegging og gjennomføring av byggeprosjekter
• Foto, nettsider, sosiale medier
• Høringsuttalelser
• Innsynsbegjæringer og besvarelse
• Interne instrukser, rutiner, prosedyrer og retningslinjer
• Klagesaker
• Kontrakter, avtaler, alle forpliktelser av faglig og økonomisk karakter, eks. innkjøpsavtaler og anskaffelser
• Planlegging, styring og evaluering av arbeidet med HMS, eks. arbeidsmiljøundersøkelser og oppfølging av arbeidsulykker
• Planlegging, styring og evaluering av arbeidet med sikkerhet og beredskap, eks. beredskapsplaner
• Planlegging, styring og evaluering av personalforvaltning, eks lokal personalpolitikk, interne reglementer og retningslinjer for personalforvaltning
• Rapporteringer (både internt og til eksterne)
• Risikovurderinger
• Saksfremlegg, innkalling, referat og vedtak i forbindelse med møter i styrer, råd, komiteer og utvalg
• Strategi- og styringsdokumenter
• Virksomhets- og økonomistyring, eks. Budsjetter, regnskap, tertialrapporter, virksomhetsrapporter og revisjon
• Års- og handlingsplaner
Hva skal ikke arkiveres?
Hovedregelen er at dersom materialet ikke fører til saksbehandling og ikke har noen dokumentasjonsverdi for virksomheten, er det ikke arkivverdig. Da skal det ikke registreres i Public 360.
Eksempel:
• Reklame
• Invitasjon til kurs
• Kladder
• Gule lapper
• Kopier